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【远程办公系列】开发宝 第31期:该用哪款远程办公软件?一文讲透!

2020-02-04
内容详细

远程办公 远离病毒

该用哪款远程办公软件?一文讲透!

疫情当前,节后复工变得异常困难。各城市春节假期一延再延。众多互联网企业率先开启在家远程在线办公。

远程在线办公如何更高效?如何更好的在线协同?笔记侠梳理了一份远程在线办公工具指南,希望能为企业提供一些更适合自身的那一款。

远程办公是一种涵盖了多种工作活动的灵活的工作方式,它使得雇员在相当一部分工作时间中,以远离雇主或传统办公地点的方式工作。

总的来说,远程办公,分“远程”和“办公”两部分,是指人类通过使用电子邮件、视频、远程会议协作软件等现代技术,实现非本地办公,包括在家办公、异地办公、移动办公等远程办公模式。

目前全世界已有24%的公司尤其是科技公司采用远程办公方式。国外咨询机构预测,到2020年,大约50%的科技公司将会有约29%的员工将实现远程办公。

像维珍集团、37signals和IBM等企业,都采用了远程办公的方式给予员工更多自由,让员工在任何地方、任何时间,用他们所喜欢的方式进行办公。而获得了自由的员工,也在用更好的工作成果回报着这些企业。

反观国内,远程办公并不常见,2003年SARS期间,给了淘宝、京东等电商兴起的机会,而这一次新型冠状病毒的突袭,给了远程办公带来了机会,同时也带来了考验。

大体上,目前市面上的云协同办公软件的功能可以分为4类,包括即时通信、文档协作、任务/人员管理、设计工具。

今天我们列举出几个被广泛应用的远程办公软件,帮助企业选用心意的那一款。


一、远程团队沟通协作

即时沟通主要是IM(即时通讯)文字类的通讯工具,用于必要的线上沟通。当然,最简单直接的就是微信拉群,但因为微信会与私人信息混淆,且文件容易失效,所以只适合临时应急,不推荐团队长期使用。

1.企业微信

企业微信与微信互通,与微信用法一致,员工天然会用。员工不仅可以在企业微信上沟通工作,还可以打卡、审批、汇报、联系客户等等移动办公。

为了应对疫情爆发对视频会议的需求,企业微信的会议(由腾讯会议提供,也可以单独下载腾讯会议APP或通过腾讯会议小程序使用)把100人接入限制升级为支持300人不限时免费视频会议。

在疫情期间,为了能够帮助在一线奋战的医护人员,企业微信提供了四个能力:在线问诊、紧急通知、在线会议、汇报应用。

比如,在线问诊,这个能力的开通,企业微信为医生和患者提供了“在线问诊”功能。轻症的患者可以先在线上求诊,不需要排队,直接和医生对话,减少线下接触,避免交叉感染。同时帮助医院扩大服务范围,让援助医生、返聘医生通过线上问诊分摊医院压力。

医院在企业微信给医生配置在线问诊“联系我”二维码。配置后,就可将二维码发布在医院公众号、官网或线下宣传海报,患者可用微信直接扫码添加医生为好友,进行在线问诊。

医生用企业微信收到问询并解答,除了文字问诊以外,还支持音视频问诊、无消息自动结束问诊,并支持拉群集中沟通与提供建议。

我们想说,这样的功能,很暖。

此外,企业微信上还有大量第三方应用使用,比如,问卷星,很方便当前对员工的防疫情况进行调查、ProcessOn作图、思维导图,帮助提高工作效率。

2.阿里钉钉

钉钉和企业微软有很多类似的在线办公功能。

疫情期间,钉钉宣布正式对1000万家企业组织发布了支持“在家办公”的全套免费解决方案。

主功能包括远程视频会议、方便教育机构和学校使用的群直播、保障企业组织疫情期间消息精准触达的DING功能、保障组织分散办公效率的日程共享、任务协同、在线文档协同、远程打卡功能,还有日志汇报、办公OA、审批、智能人事、钉盘、钉邮、公告、签到、项目群等网上办公基础功能,全量免费开放。

近段时间,我们关注到钉钉全新上线的“员工健康”服务,面对所有企业组织免费。员工可以通过“员工健康”每日报平安,这样的功能便于企业快速搜集、实时统计每人健康信息。

此外,钉钉开启的全新的疫情模板、置顶公告、疫情日志等,能保障新型冠状病毒等重要疫情信息公开透明,也支持疫情信息的异常预警,疫情敏感信息可见范围,保护员工个人隐私。

从钉钉官方数据来看,截止1月27日,近50万家企业组织通过钉钉进行组织健康管理在线化数字化。

目前,针对延迟开学需求和疫情期间教育行业的特殊性,钉钉紧急研发推出相关产品功能,解决教育系统的应急通知,疫情上报、在线会议、在线课堂等应用场景存在的痛点需求。

以下是现阶段钉钉持续免费提供的在线办公功能,希望能帮到你。

3.飞书

飞书最初是字节跳动用于内部使用的协作工具。1月27日,飞书宣布,为抗击疫情,协助企业、社会组织和个人保持正常运转,2020年1月28日—5月1日期间,将向所有用户免费提供远程办公及视频会议服务。

免费开放期间,飞书将提供包括但不限于以下服务的具体支持:

商业版完整办公套件

不限时长的音视频会议

无限量在线文档和表格协作

每位用户100G云存储服务

7*24小时咨询服务

远程打卡及审批管理

……

飞书办公套件服务可提供在线协作文档与表格、即时通讯、日历和日程管理、音视频会议等远程协作功能,并将这些功能整合性的打通,帮助组织和个人实现信息高效流转和沟通。


二、文档协作

文档协作主要是针对规划解析、会议纪要、合同条款等内容的在线预览和讨论需求,由于内容量比较大,不适合在即时聊天工具里面沟通,需要单独的协作工具来解决。传统模式就是 Word 里面的批注功能,需要保存不同版本的文件,传来传去。

1.石墨文档

石墨文档是一款支持云端实时协作的企业办公服务软件,可以实现多人同时在同一文档及表格上进行编辑和实时讨论,同步响应速度达到毫秒级。

作为在线协作文档,工具石墨文档发布公告称,为共同战“疫”,用户可一键领取石墨文档疫情防控模板,公益组织可以免费申请企业高级版。

2.金山文档

2020年2月1日-5月1日,金山办公旗下“WPS+一站式办公平台”,将免费提供远程办公及音频会议服务WPS。

“WPS+一站式办公平台”是金山办公面向企业客户推出的高效、安全的云办公解决方案。疫情当前,远程办公可以降低社会风险、保障企业正常运作,“WPS+一站式办公平台”及时发布了整套远程办公可行性方案。

这套可行性方案包括,利用WPS日历进行远程办公工作计划制订与分享,同步全员工作规划;使用WPS表单、协作表格收集更新每日员工身体健康状况;共享标准、全面的公共文档,保证全员及时获取最新的公司文件,保证业务健康运转。

据悉,金山办公还主动联系了抗击疫情的多地政府及医疗机构,为其提供具备远程办公功能的WPS+产品,赠送数量已达五万九千余套。

后续金山办公还将提供免费线上公开课,帮助在疫情一线的工作者们更方便地办公,为节奏紧张的工作提供尽可能多的保障。

此外,金山办公旗下业务也同步推出了疫情防范的相关产品,如WPS稻壳推出了企事业单位新型肺炎防控管理相关的全套模板,专注协作的金山文档推出了学校/员工健康信息报备表等模板。

3.腾讯文档

我们关注到,腾讯文档目前也结合了当前疫情防控的社会需求,在春节期间紧急进行以下几项针对性升级:

1.上线6类疫情统计模板;

2.免费开放会员服务,同时在线编辑人数提升至200人;

3.支持远程协同办公。

关注远程协同办公,我们了解到,目前腾讯文档支持word、excel、PPT在线共同编辑,以及在word、PPT上进行远程演示和远程会议的功能。

以远程开会为例,复制PPT链接给好友后,选择“开始远程演示”,就能将PPT分享给在不同地方的同事观看。

同时,你还能控制他们的翻页权限,用激光笔实时指向要讲述的信息点,同步大家的开会思路,避免大家思路不同步。

在撰写、修改工作文件时,也能在腾讯文档上邀请同事一起协作,word、excel、PPT都支持大家共同编写内容,实时修改、查看信息。

4.苏宁豆芽

“苏宁豆芽”是苏宁自主研发的协同办公平台,不仅服务苏宁28万员工,还服务超过一万家的苏宁零售合作伙伴及其他企业用户。

“苏宁豆芽”也在1月28日宣布,“为帮助企业解决疫情期间远程办公痛点,苏宁科技面向全社会免费开放‘苏宁豆芽’,推出协同办公服务计划。”据了解,

三、其他

1.Teambition

Teambition是基于云服务的协作化项目管理平台,用户可以通过任务板、分享墙、文件库等功能来实现项目知识的分享、沟通,项目任务的安排及进度监督,以及相关项目的文档存储和分享。截至目前,Teambition已经服务了超700万的用户,拥有近1万家付费企业。

作为阿里旗下的项目协同工具,Teambition也同样宣布,在2月1日至5月1日期间,企业版将不限人数免费试用,参与抗击疫情的机构、企业等可升级至企业专业版。

与一般在线沟通工具不同,Teambition更聚焦于围绕事的远程协同能力,例如项目协同、任务协同等。而这次开放涉及到的功能则包括:项目管理、任务协同、日程同步、文档协作、知识共享、数据统计等。

2.华为云 WeLink

疫情期间,华为宣布1月25日至6月1日华为云WeLink为用户免费提供视频会议,1000用户数以下的单位可以在线免费开通,并支持100方实时在线会议。

2019年12月26日,华为发布华为云WeLink。在视频会议上,WeLink支持1000 方大会议,低带宽下的1080P高清视频,4K数据协作,手机支持720P,并提供自研的系列化专业会议硬终端,其智能会议室能够实现多终端自由投屏,会议纪要自动转文字,同时提供强大的实时翻译功能,支持将消息、文档、邮件等内容翻译为7种语言,由此让沟通更简单。

以下推荐产品中的国外免费软件并非适用于每个公司和团队,你可能需要仔细分析每个产品的优缺点,根据自身需求、业务规模、偏好和预算来做出最佳选择。

此外,一些企业还把自己内部使用的软件和平台贡献出来,比如,腾讯的 TAPD平台,支持团队协作和敏捷开发两种项目模板,可以方便地管理项目工作、跟进项目进度、进行团队协作、DevOps交付、缺陷跟踪管理、沉淀项目文档等。

使用的远程办公软件,虽然能解决企业一些远距离经营和管理,但是对于管理者而言,仍然会担心远程办公之下的管理和沟通效率会下降。

我们也给大家一些比较实用的建议:

制定定期沟通的制度

因为远距离办公,员工的行动不在管理者的视线范围内,管理者可以制定上班打卡时间,或者某个时间点报告相关工作进度。

工作任务专人专责

将项目进行拆解,每个人预计在什么样的时间内能完成所分配的任务,在工作节点可以进行检查。一方面便于管理者对项目每个流程进行精准把控,另一方面也可以精准找到出错点。

关心员工

疫情期间人心惶惶,加之在家办公,员工进入工作状态相对较慢,管理者可以时时鼓励,一起战胜疫情,共度时艰。

相信,每一家企业都会在疫情期间试着去使用这些先进的办公工具,提高办公效率,缩小与互联网公司之间的差距。

最后,祝福每一个人健康,平安。

 

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