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【远程办公系列】开发宝 第40期:把握时代趋势,借助技术力量,互联网远程办公或将落地

2020-02-05
内容详细

远程办公 远离病毒

把握时代趋势,借助技术力量,互联网远程办公或将落地

尽管随着全国范围内对感染新型冠状病毒的肺炎的打击,假期已被延长,但随着返工日期的临近,隔离已成为遏制疫情最廉价、最有效的手段。

腾讯、阿里、字节跳动进一步开放其办公软件应用,并增加疫情监测功能,既彰显企业社会责任。据阿里钉钉最新数据,23日开工第一天,超过1000万家企业组织在钉钉数字化平台上复工。钉钉、阿里云等平台流量逐日上升。这也是由于疫情隔离要求,导致许多中小企业尝试网上协作,互联网远程办公有望加快成为一个新的出路。小编是全力支持互联网远程办公,本文将从为什么要推行以及如何推行两个方面进行探讨,思路还不成熟,如果有不当之处,请批评指正。

一、为何要推行互联网远程办公

前两天读《跃迁》这本书发现,职场达人的“暗箱”都是把握时代趋势,借助外部力量。这本书主要讲的主题是如何利用规律和趋势,放大个人努力。也就是利用优势加机会的“杠杆效应”,扩大个人价值。

所谓的杠杆,简而言之,就是四两拨千斤、以小搏大的工具。阿基米得曾说过:“给我一个支点,我可以将整个地球撬起。”

适应潮流化的优势,为自己作为个人,作为自己“跃迁”的跳板。同样,对于企业来说,抓住红利的趋势,因为没有完美的企业,只有最适合时代的企业。

(一)从企业角度看

全国各地启动了一级响应,封城封村,各地企业推迟开工。不少城市规定当地企业不得早于2924时前复工。如果员工在家中没有创造福利,公司的租金和劳动力成本将不会降低。每个团队都必须学会在线协作,在确保自身健康的同时,将疫情对公司运营的不利影响降至最低。

商业社会的演变和企业组织形式的变化有着自己的必然趋势,但偶然事件会成为加速器。在这个特殊的时期或倒逼企业互联网远程办公。与2003年一样,非典在一定程度上加速了中国商业模式的转变,电子商务萌芽,并催生了淘宝、京东两大现象级电商平台。

(二)从个人角度看

我们因为疫情防控,在上下班的路上节省了大量的时间,避免参加一些无关的活动和会议。如果我们合理分配进行时间管理,将80%精力做好对企业来说重要的工作,不但可以规避007甚至可以规避996。你甚至可以使用剩余的20%时间进行学习充电,成为一个斜线青年,不断输出,像滚雪球一样,吸引优质资源给自己赋能,利用时间效应和复利效应,雪球会越滚越大,成功机率翻倍。

我们不敢松懈不敢休息,当今社会逆水行舟不进则退。即使你加倍努力很有可能只是别人的起点,更不会有人会停下来陪你一起休息和调整。因此,所以在疫情防控期间我们还要以终为始,时刻谨记自己的目标,避免“窄化效应”。

就像小说《在轮下》里写的“面对呼啸而至的时代车轮,我们必须加速奔跑。有时会力不从心,有时会浮躁焦虑,但必须适应。它可以轻易地将每一个落伍的个体远远抛下,碾做尘土,且不偿命。”

并且在高速变化的时代要有“终局思维”,就像查理芒格说的那样:“如果我知道我会死在哪里,就可以不去那里了。”知道自己想要什么,朝着最终目标努力,集中资源不断改进,与时俱进,充分利用现有技术专注于自己的成就。就像巴菲特不看广而适之的新闻,在自己关注的领域一条不落,因为他清楚地知道自己要去哪里,需要的是什么。

利用这个机会提升自己,因为每一个成功的专业人士都是自己的投资人。试图超越个人的努力,借助社会杠杆成长。充分利用知识 IPO法则,即停止单线工作,成为联机工作者。逐步提高个人的系统思维,跳出平面思维,创造性地解决问题,不断自我加压内在素养取得成功。

电影《一代宗师》里,高手之路就是这样,首先了解自己的长处和局限性,持续走出舒适区,扩大自己的能力。其次,我们应该开始了解时代的趋势,社会的规则,看到生命的可能性。最后,传播你所学、所懂、所坚持的东西,建立个人品牌,帮助影响更多的人,成为大师。

 

二、如何推进互联网远程办公

(一)从企业角度如何规范

实施互联网远程办公的公司面临的最大挑战不是技术,而是管理。对于大多数企业来说,在家工作需要担心的,不是大家不工作,而是模糊了生活和工作之间的界限。三种常见的问题是,是一个沟通协作,另一个是工作氛围,最后才是工作效率。

1. 沟通协作。许多领导者认为在家工作不利于管理员工。 毕竟,没人能整天看到你。 没人知道你在做什么,有问题时也不能做到随时沟通。

沟通协作其实本质是个管理问题,而不是一个简单的技术问题。从文档协作到视频会议,各类远程办公的工具发展了多年,已经有较成熟的应用,而如何用才能做到最有效率,其实靠的是管理水平。即使在没有此次疫情,许多公司在扩大业务的同时,也面临着远程办公和多地点办公的问题,当下刚好可以进行尝试积累经验。

我建议大家把传统的工作模式从序列结构变为关联机构或者树状结构。从之前遇到问题更加强调单打独斗自己找答案苦思这可怎么办?想一晚上不得。到现在遇到问题需要更加强调联机协作,思考“哪里有答案?”然后准备沟通,开始通过网络找同事交流,提出高质量的问题。

同时建议在沟通协作流程上,公司内部需要建立一套更为专业化体系化标准化的沟通模式,如文档规范、IM(即时通讯Instant Messaging)消息礼仪等,在任务布置,需求对接,文档审核等各个环节,管理者与员工的表达交流机制,是否能够表现出高专业度,而不是大量依赖“面授机宜”和“心领神会”。减少无效沟通的碎片化、信息传递错误和理解成本。

礼仪专家托马斯法利说:“有些同事可能会觉得即时消息非常实用,而有些人可能会觉得那会分散注意力而且很烦人”。

以下是一些IM使用方面的注意事项:

通过IM联系某人之前问问对方喜欢什么样的沟通方式,是电话还是IM

如果工作时间你急事最好提前在群里通知大家,避免因被打扰而生对方的气,或者因为忽略了IM而疏远了对方。

IM并不适合铺开叙述深刻的思想。IM的好处在于快速节省时间。而它的劣势则是会让我们的沟通方式变得松懈,切记不要在工作中使用口语或类似笑脸的表情。

IM可以立即送达,但是,这并不意味着你可以立即收到回复。如果你没有收到即时消息的回复,不要比如在不?也许你在发信息时会微笑,但对方看不到你的表情,所以可以猜测你的语气是消极的。

2. 工作氛围。在家工作和在公司工作是不一样的。当你走进办公室时,你会感到上紧了发条,很容易就能投入工作,而在家就缺少了类似的感受,这就是为什么很多人不喜欢远程办公。

中国人民大学商学院组织创新与人才战略教学杰出教授MBA项目中心主任周禹说过:“将来的职业发生场景,可以是弹性的。可以通过技术手段,更灵活地在不同区域就业创业……大量知识性、专业型、技术型工作,不需要依附于工位。”

一些领导者要求员工全天参与视频会议,这相当于实时云监控,跟大家观看5G直播雷神医院建设一样。我觉得这样做法会让大家失去信任,毕竟平时在办公室里都没见谁说要放个摄像头,并且也有侵犯个人隐私的嫌疑。

解决这一问题的一个简单方法是在家里开辟一个相对独立的工作区域,同时在团队之间有一些礼节性的问候和关怀,既增进感情,又调动工作氛围。

不过说到底这些做法仅仅能够解决表面的问题,要想从根本上解决还是要让员工对工作产生认同感,在管理学巨著《驱动力》这本书中,就明确的指出内驱力是解决类似问题的最好途径。

3、工作效率。如果选择让员工在家中远程办公,建议公司需要有明确的工作规范,员工也应当有更高的自律标准。

明道云创始人任向晖近日在知乎发了一篇文章《远程工作的协定》有一定的参考价值,他指出:“影响远程协作成效最大的因素并不在于工具有多么先进,而是来自于一个比较容易被忽略的环节——协作方式的事先约定。”

因此建议公司的管理者需要明确任务模式,报告模式,响应时间等具体工作规范,以结果为导向,所以期待着不确定性的结果变得更加肯定的,远程办公将更加顺畅。

同时也请管理者对远程办公的生产力要有信心。在2014年,携程做了一项研究测试,所有员工都是客户服务销售,结果显示,当其他因素完全一致时,远程办公人员比同级别的办公人员工作效率高13.5%。另一项调查,2016年美国在家办公人员中,大约91%在家办公人员认为其比在办公室办公更有效率。

 

(二)从个人角度如何做好

周边有不少的同事和朋友很早就特别羡慕自由职业者,这次难得就有机会让大家好好体验一下这种让人期待已久的工作方式。如何做好互联网远程办公从个人角度来讲,首先我们应该注意如何界定好工作和生活的边界问题,接下来大家再应该做好心态调整等情绪管理,最后再注意一些时间管理,任务管理等下述几方面细节。

1、在家远程办公的话要尽量避开家里的公共区域,尤其是视频会议时,家人尤其是孩子的声音会产生干扰,以免领导正在发言却传出你家宝宝在西瓜视频上播放《爱莎与熊》的动画片声音,你想想会有多尴尬。

2、给工作带入一些仪式感,例如早起换上工作的正式着装,试着在微信群等及时消息软件里跟同事道声早安,也能够拉近和同事长期不见的生疏感,并能够让你快速找到工作状态,在家里临时搭建一个工作区域,泡一杯茶,桌子上摆好笔记本和笔。

3、当然区别于单位,你可以适当的放松,可以播放一些个人喜好的背景音乐,以便让自己能够尽快的投入到心流状态。

4、制定相应的远程办公任务表,设定每天的工作清单,不能因为不在工作岗位,工作就可以拖沓推诿,反而应该及时按照工作清单进行项目跟进,工作进度要及时汇报。

 

(三)从工具角度如何更加便捷

事实上,在此次新型肺炎疫情之前,企业微信、钉钉、飞书等既有办公软件的免费功能已完全能够满足绝大多数企业对于远程办公协作的需求,但却没有得到充分使用,员工对其知之甚少。企业使用企业微信、钉钉等,基本停留在考勤等管控而非协同的功能上。

最多也就是大家在微信群传输一些工作文档,并且夹杂一些同事的闲聊,致使重要信息或者文档要翻好久才能找到。随后为了提高工作效率又有一些APP随之产生,例如石墨共享或者WPS自带的协作文档编辑,但是功能都略显单一不够全面。

这里给大家介绍一款新软件——飞书。飞书整合即时沟通、日历、音视频会议、在线文档、云盘、工作台等功能于一体,实现高效的沟通和流畅的协作,全方位提升企业效率。让团队讨论更专注、会议组织更高效、成员互动更简单。主要功能有:

极致降噪的团队沟通工具。经常被刷屏,错过很多重要消息?可以回复飞书中的一条消息,即使同时讨论多个话题也不会混淆,还可以使用快捷的表达方式,较少与他人的干扰,成员间的交流更加专注顺畅。

智能可共享的团队协同日历。掌握整个团队的日程安排太困难?飞历书的沟通和实时,在线文档的深度整合,规划和团队成员可以轻松共享日程,始终跟上节奏,组织会议,项目进度更高效。

强大易用的文档协作云空间。文档散乱、共享困难又无法同时编辑?飞书云空间汇集文档,电子表格,思维笔记等在线工具,将企业知识资源汇聚在一处,支持多人实时协同编辑,@同事,评论等丰富的互动功能,让团队合作更轻松,沟通更充分。

 

三、最后的最后

超级喜欢《跃迁》序中的一句话“希望有一天,你也能这样定义自己的成功:让其他人的生活因为你的行动有所不同,才算是有所作为。这更是一种跃迁。”

就像分享今天的文章一样,让别人的生活变得不同。不过啊,我相信人与人之间的交往,不仅仅是我的文章,让其他人的生活不同,其实,当我看到他们不同后,更加促进我的进步,促使我们共同进步,共同跃迁。

 

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